برای ثبت فاکتورهای خرید و فروش و ثبت تراکنش های مالی باید طرف حساب را در نرم افزار هلو تعریف کنیم. امکان تعریف طرف حساب از امکانات پیشرفته نرم افزار هلو است. در این صفحه از آموزش نرم افزار هلو قصد داریم تا مراحل ثبت طرف حساب جدید را به شما آموزش دهیم. پس تا انتها با این مطلب همراه باشید.
تعریف طرف حساب در نرم افزار هلو
طرف حساب یک نهاد تجاری در نظر گرفته می شود. در صورتی که به تازگی کار با برنامه را شروع کرده اید، از منوی اطلاعات دوره اول گزینه معرفی طرف حساب را انتخاب کنید. سپس روی دکمه طرف حساب جدید کلیک کنید.
در این مرحله فرم دیگری باز می شود که در آن می توانید نام طرف حساب و تراز نسیه دوره اول را وارد کنید.
تراز نسیه دوره اول به این معنی است که اگر شخصی قبلاً به شما بدهکار باشد یا بستانکار باشد در این قسمت مبلغ و نوع آن را در پایین نام او وارد و تایید می کنید. دقت داشته باشید که این گزینه فقط در دوره اول فعال است.
اطلاعات شخصی
در این قسمت می توانید داده های مربوط به طرف حساب مانند شماره تلفن او را وارد کنید. وارد کردن کد طرف حساب اختیاری است اما تعریف آن هنگام جستجوی شخص بر اساس کد ، جستجو را هدفمند تر می کند. در صورت عدم تعریف کد، سیستم به صورت خودکار کد (0001) به بعد را برای افراد به ترتیب در نظر می گیرد. در صورتی که بخواهید کد حساب کاربری را تغییر دهید و کد انتخاب شده قبلا در برنامه ثبت شده باشد، برنامه پیغامی مبنی بر تکراری بودن کد را نمایش می دهد.
اگر می خواهید آدرس طرف صورتحساب را وارد کنید، روی قسمت “آدرس” کلیک کنید. سه گزینه «استان»، «شهر» و «منطقه» نمایش داده می‌شود، حالا می بایست تا موارد شهر، استان و منطقه مربوط به آدرس کشور حساب را وارد کرده و گزینه «افزودن به آدرس» را فعال کنید.
جداسازی بدهکاران از طلبکاران
اگر می خواهید دو طرف بدهکار و بستانکاران را از هم تفکیک کنید ، ابتدا از مسیر اطلاعات اول دوره/تنظیمات نرم افزار/ طرف حساب و گزینه ثبت کد حسابداری طرف حساب را انتخاب کنید.
در این فرم پس از وارد کردن نام طرف حساب، هر کدام از کدهای بدهکار و بستانکار مورد نیاز را انتخاب و تایید کنید.
توجه: اگر گزینه کد دستی را انتخاب کنید، می توانید کدهای خاصی را خودتان وارد کنید. البته بهتر است از این گزینه استفاده نکنید زیرا امکان تکرار کدها وجود دارد.
شما می توانید اشخاص را به منظور سرعت عمل بیشتر به صورت لیستی تعریف کنید . برای تعریف این لیست دکمه ورود لیست اشخاص را انتخاب کنید. در این مرحله فرم ورود لیست اول دوره طرف حساب‌ها نمایش داده می شود. شما می توانید نام طرف حساب و مبلغ بدهکاری یا بستانکاری ابتدای دوره افراد را به همراه کد مورد نظر ثبت کنید.
منطقه بندی طرف حساب ها در نرم افزار هلو
جهت تعریف طرف حساب در مناطق مختلف باید از امکان منطقه بندی طرف حساب ها استفاده نمایید.
بدین منظور بر روی دکمه سایر امکانات کلیک کرده و گزینه طبقه بندی جدید را انتخاب کنید . با زدن کلید Insert کیبورد سطر جدید به فرم اضافه می شود و شما می توانید نام منطقه یا شهرستان مورد نظر خود را اضافه کنید . حالا در بخش مشخصات شخصی می توانید این منطقه را به یکی از طرف حساب های خود نسبت دهید.
پس از این مراحل در هر گزارشی که شرط منطقه وجود داشته باشد می توانید از طرف حســاب خود بر اساس هر منطقه گزارش مجزا بگیرید.
با کلیک بر روی گزینه سایر امکانات دو گزینه دیگر با نام های درج در دفتر تلفن و جستجو بر اساس تلفن نمایش داده می شود. با انتخاب گزینه درج در دفتر تلفن، پیغامی نمایش داده می شود که با کلیک بر روی دکمه بله اطلاعات شخص در دفتر تلفن ثبت خواهد شد. همچنین با انتخاب گزینه جستجو بر اساس تلفن می توانید شخصی را بر اساس شماره تلفن موجود جستجو کنید.
تعریف مشخصات مالی در نرم افزار هلو
در قسمت درصد تخفیف شما می توانید برای هر یک از طرف حساب ها یک درصد تخفیف مشخص کنید. بدین ترتیب زمانی که فاکتوری بابت آن طرف حساب ثبت شود ، به صورت پیش فرض، درصد تخفیف مشخص شده به عنوان تخفیف لحاظ می گردد. این درصد پس از پایان عملیات اول دوره در فرم امورمالی نمایش داده خواهد شد. این فرم بعد از تایید فاکتور ظاهر می شود.
تعریف نوع حساب در نرم افزار هلو
در این قسمت شما می توانید تعیین کنید که شخص مذکور خریدار، فروشنده و یا واسطه است. در صورت انتخاب گزینه واسطه، می توانید درصد پورسانت را هم برای شخص وارد نمایید. یکی از ویژگی های جالب این نرم افزار این است که اگر شخص بد حساب باشد، می توانید او را در لیست سیاه قرار دهید.
ثبت مشخصات بانکی در نرم افزار هلو
در این بخش می توانید حساب های بانکی طرف حساب خود را ثبت نمایید. با انتخاب گزینه جدید فرم عملیات بانکی نمایش داده می شود. در این بخش بایستی مشخصات حساب بانکی طرف حساب را وارد نمایید.
همچنین در صورتی که نام طرف حسابی را به اشتباه وارد کرده اید ، می توانید با انتخاب گزینه اصلاح نام شخص، نام طرف حساب را تغییر دهید. بعد از اصلاح نام شخص ، این تغییر در تمام اسناد ثبت شده تغییر کرده و به نام جدید تبدیل خواهد شد.
برای حذف نام یکی از طرف حساب‌های خود ، بایستی بر روی دکمه حذف طرف حساب کلیک کنید . دقت داشته باشید اگر برای طرف حساب چک پرداختی یا دریافتی ثبت شده باشد برنامه اجازه حذف نخواهد داد.
سخن آخر
در این صفحه سعی کردیم تا به یکی از مباحث پرتکرار در زمینه آموزش نرم تفزار هلو بپردازیم . امکان تعریف طرف حساب در نرم افزار هلو برای کاربرانی که از نرم افزار هلو فروشگاهی ، شرکتی و سایر انواع این نرم افزار استفاده می کنند حائز اهمیت بوده و به مدیریت امور مالی کاربران دقت و سرعت میبخشد.
شما همراهان می توانید با مراجعه به سایت هلو شاپ نسبت به طرح مشکلات و پرسش های خود در زمینه خرید نرم افزار هلو ، آموزش نرم افزار هلو ، پشتیبانی و … اقدام نمایید. از همراهی شما با این نرم افزتر سپاسگزاریم.